Jos olet juuri perustanut yrityksen, saat luultavasti erilaisia yhteydenottoja kirjanpitoyrityksiltä ja pankeilta. Pankkeja ja kirjanpitoyrityksiä on moneen lähtöön, ja sopivan valitseminen voi olla haastavaa. Tässä artikkelissa kerron omista kilpailutuskokemuksistani ja vinkeistä, joiden avulla sinä voit valita yrityksellesi kirjanpitäjän sekä pankin.
Pankki- ja kirjanpitopalveluiden kilpailutus
Kilpailutin vuonna 2023 yritykseni kirjanpidon ja pankkiasiat. Yllätyksekseni huomasin, miten vähän yhteistyötä kirjanpitotoimistot ja pankit tekevät palveluiden edullisimmassa päässä. Lisäksi yllätyin, miten vähän edullisia, selkeitä ja paketoituja kirjanpito- ja pankkiratkaisuja oli tarjolla. Edukseen erottuivat Ukko.fi ja Talenom.com.
Lisäksi suomalaisten pankkien tuotteistuksessa on reilusti parantamisen varaa. Parhaimmillaan pankilla oli kahden paketin valikoima, ja pahimmillaan toisella pankilla saattoi olla pelkkä yhteydenottolomake. Tämä herätti monia kysymyksiä. Miksi pankit eivät tuotteista palveluitaan selkeiksi kokonaisuuksiksi, joita yrittäjän olisi helppo vertailla? Suomalaiset pankit ovat usein meille itsestäänselvyyksiä, joita emme edes uskalla mielessämme haastaa. Otin askeleen eteenpäin ja selvitin, mitä muita vaihtoehtoja löytyy.
Edullinen pankkitili pankkikortilla ja laskutuksella – esittelyssä Revolut.com
Sain loppuvuodesta 2023 esittelyn kyseiseltä pankilta. Linjan toisessa päässä oli suomalainen ja suomea puhuva henkilö, joka esitteli minulle palvelua sujuvasti. Revolutin palvelu on yksinkertainen ja selkeä. Sen vahvuuksia ovat edullinen pankkitili, VISA debit -pankkikortti sekä laskutus. Alkuun pääset 10 € kuukausimaksulla. Tarjolla on aikaisemmin ollut myös ilmainen tili, mutta tämä poistui käytöstä heinäkuussa 2024. Revolutilla on myös maksullisia palveluita, joita voit ottaa käyttöön sitä mukaan, kun yrityksesi kasvaa. Saat esimerkiksi 5 € kuukausimaksua vastaan kuittipalvelun, jossa voit liittää kuitteja ja tositteita pankkitapahtumiin. Laskutustoiminto on riittävä ja yksinkertainen sekä siihen saa myös automaattisen uusinnan. Jos sinulla on esimerkiksi jokin palvelu, joka toistuu joka kuukausi, voit luoda laskun kerran ja laittaa automaattisen uusinnan päälle. Tämä säästää aikaasi. Revolutissa on myös erilaisia integraatioita mm. verkkokauppoihin.
Revolutin IBAN-tunnus on kirjoitushetkellä LI-alkuinen. Tämä tarkoittaa sitä, että tili sijaitsee Liettuassa. Tällä ei sinänsä ole mitään merkitystä. Selvitin myös verottajalta tämän asian. Voit siis huoletta käyttää Revolutia oman yrityksesi pankkitilinä. Voit joutua kuitenkin selvittämään suomalaiselle pankillesi rahan alkuperää. Lainsäädännöstä johtuen pankeilla on velvollisuus tuntea asiakkaansa ja tietää, mistä raha tulee. Jos sinulla on esimerkiksi osakeyhtiö, voit kertoa, että suomalaisen osakeyhtiösi tili sijaitsee ulkomailla ja siirtää rahaa palkan ja osingon muodossa. Osalla pankeista on valmiit kaavakkeet selvitystä varten.
Palvelun käyttöönotto oli helppoa. Kaiken pystyi hoitamaan etänä kännykällä ja läppärillä. Varaa mukaan passi ja tarvittavat yrityksen perustamisasiakirjat. Saat tarvittaessa apua myös suomenkielisestä asiakaspalvelusta tai englanninkielisestä chat-palvelusta. Chat-palvelu oli ystävällistä sekä avuliasta, ja se on käytössä ympäri vuorokauden.
Varaudu asiakirjojen vahvistuksessa muutaman päivän odotukseen. Jotkin yrityksesi PRH:sta (Patentti- ja rekisterihallituksesta) lähetetyt asiakirjat eivät kelpaa sellaisenaan. Esimerkiksi osakeyhtiön perustamissopimus on lähtökohtaisesti pelkkä valkoinen paperi ilman mitään virallisia leimoja. Revolut tarkistaa tällaisia asiakirjoja toista kautta, joten voit olla huoleti.
Toiminimiyrittäjälle löytyy Revolut Pro ja osakeyhtiölle Revolut Business.
Revolut ja kirjanpito
Ihanteellista olisi, jos pankkitilin ja kirjanpito-ohjelman saisi yhdistettyä. Revolut ei kirjoitushetkellä toiminut kovin monen kirjanpito-ohjelman kanssa yhteen. Ukko.fi oli näistä poikkeus. Eli jos budjettisi sallii, saat Revolutin yhdistettyä kirjanpitoosi Ukko-palvelun kautta. Näin pankkitilin tapahtumat siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, josta voit ne määritellä kuluksi tai tuloksi. Ukko.fi:llä oli kuitenkin rajoitus verkkolaskuissa. Revolutin pankkitilin IBAN-pääte on Liettuassa, joka tarkoittaa sitä, että kaikki verkkolaskuominaisuudet eivät toimineet. Osa verkkolaskuiksi tarkoitetuista laskuista lähti automaattisesti paperisena asiakkaalle. Testasin Ukko.fi:tä ja Revolutia muutaman viikon ajan. Voit toki käyttää Revolutia perinteisessä kirjanpidossa.
Yhdistettyjä kirjanpito- ja pankkiratkaisuja tulee koko ajan lisää, joten kannattaa vertailla rauhassa, mitä on tarjolla. Esimerkiksi Talenomilla on yhteistyötä Alisa Pankin kanssa. Talenom tarjoaa nykyään myös pankkikortin. Ukolta löytyy myös tiliratkaisuja omasta takaa. Kirjanpitoratkaisujen yhteydessä tarjotut pankkitilit saattavat pitkässä juoksussa olla kustannustehokkaampia kuin perinteiset pankit. Esimerkiksi jokaisesta tilitapahtumasta ei välttämättä veloiteta erikseen.
Mitä sinun tulee ottaa huomioon ennen kirjanpitäjän ja pankkitilin hankintaa?
Pohdi, mitä olet tekemässä ja kuinka paljon toimintaa sinulla on. Onko sinulla esimerkiksi paljon laskutusasiakkaita, joille lähetät kullekin oman laskun? Vai onko sinulla kenties verkkokauppa, josta saat raportit ulos kerran kuussa? Kirjanpitopalveluissa ratkaisee tapahtumien määrä, sillä se työllistää kirjanpitäjää. Poikkeuksena on Ukko.fi, jolla on kiinteä hinnoittelu ja esimerkiksi osakeyhtiölle rajaton määrä tapahtumia.
Jos sinulla on aluksi vain muutama tapahtuma kuukaudessa, voit harkita myös perinteistä kirjanpitäjää. Jos sinulla on osakeyhtiö ja kymmenittäin tapahtumia kuukausittain, kannattaa harkita esimerkiksi Ukko.fi-palvelun käyttöä.
Pankkitilit eivät Suomessa ole täysin ilmaisia. Usein myös niissä tapahtumien määrä ratkaisee, ja saatat joutua maksamaan useita satoja euroja vuodessa pelkästään pankkipalveluista. Lisäksi pankkikortti ja laskutustoiminnot usein maksavat erikseen. Kannattaa siis tiedustella pankista etukäteen, mitä kaikki tulee maksamaan. Revolut on hyvä vaihtoehto kevytyrittäjälle tai aloittavalle yrittäjälle. Myös Alisa Pankilta löytyy ratkaisuja, jotka saa yhdistettyä esimerkiksi Talenomin kirjanpitoratkaisuihin. Talenomilta löytyy Ukon tapaan kiinteähintaisia kirjanpitoratkaisuja.
Vältä ikävät yllätykset kustannuksissa
Kirjanpitäjiä on Suomessa moneen lähtöön. Kokemattoman yrittäjän voi olla vaikeaa hahmottaa, miten paljon aikaa kirjanpitoon menee ja mitä kirjanpidosta tulisi maksaa. Kannattaakin tarkistaa huolellisesti, mitä palveluun sisältyy ja mikä maksaa. Esimerkiksi neuvonta voi tulla yllättävän kalliiksi tuntihinnoitellussa kirjanpidossa. Lisäksi laskut saattavat toisinaan olla melko ympäripyöreitä, ja niistä voi olla vaikea saada selvää, mistä lasku muodostuu. Myös työmäärän arvioiminen voi olla hankalaa. Toisin sanoen, mistä voit olla varma, että kirjanpitäjäsi on tehokas ja hoitaa asiasi nopeasti ja rutiinilla? Nopeus näkyy laskullasi. Kiinteästi hinnoitelluissa ratkaisuissa tätä ongelmaa ei ole.
Jos teet väärän valinnan ja haluat vaihtaa kirjanpitäjää, on se toki mahdollista, mutta tuntihinnoitteluperusteiset kirjanpitäjät yleensä ottavat maksun myös siirtoaineiston laatimisesta. Eli toisin sanoen, myös vaihtaminen maksaa sinulle lisää.
Jos olet aloittava yrittäjä tai sinulla on sivutoiminen yritys pienellä budjetilla, suosittelen valitsemaan jonkin kiinteähintaisen palvelun, kuten Ukko.fi tai Talenom.com. Näin kustannukset pysyvät hallinnassa ja saat myös tarvittavaa tukea kiinteään kuukausihintaan.
Esimerkiksi kirjanpidon voi ostaa Talenomilta ja ohjelmistot Easorilta – ne ovat erillisiä yhtiöitä, joten maksat kummallekin erikseen, mutta kiinteät kuukausihinnat pitävät kustannukset ennakoitavina. Pieniä lisämaksuja kertyy lähinnä verkkolaskuista.
Kysy meiltä apua!
Varaa aika ilmaiseen konsultaatioon. Katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa yritystäsi. Saat meiltä palveluna webhotellit, domainit, sähköpostimarkkinoinnin ja kotisivut. Lisäksi neuvomme sinua, miten voit hyödyntää tekoälyä erilaisissa työnkuluissa ja sisällöntuotannossa. Saat meiltä muitakin vinkkejä yrityksen perustamiseen liittyen.
Ota yhteyttä yhteystietosivultamme.
