Webhotellissasi on perusviestintään ja myyntiin liittyvät palvelut, kuten kotisivut ja sähköpostit. Voit kuitenkin tarvita myös pilvitallennustilaa, verkkokokoukset sekä projektinhallinnan työkaluja. Tässä artikkelissa kerron, miten saat oman verkkotunnuksesi liitettyä osaksi Microsoftin 365-palveluita.

Sähköpostiasetusten liittäminen Microsoft 365 -palveluihin

Voit käyttää webhotellissa ostamaasi verkkotunnusta myös osana Microsoftin palveluita. Oletuksena Microsoftin palveluissa verkkotunnuksena on onmicrosoft.com. Tämä voi herättää ihmisissä ihmetystä, jos esimerkiksi lähetät Teams-kutsuja. Tästä syystä on tärkeää vaihtaa verkkotunnus sinun yrityksesi omaan. Saat verkkotunnuksesi näkymään esimerkiksi Teams-kutsuissa ja OneDrive-jaoissa. Jos olet aikaisemmin jo tehnyt määritykset, tarvitsee sinun vain kopioida DNS-tietueet uuteen paikkaan sellaisenaan. Jos asia ei ole entuudestaan tuttu, lue alla vinkkejä ja ohjeita miten pääset alkuun.

On tärkeä huomata, että jos liität verkkotunnuksesi Microsoftin palveluihin, et voi enää lukea sähköpostia suoraan webhotellin palvelimelta. Voit silti käyttää Outlookia ja liittää sinne useita erilaisia sähköpostitilejä. Microsoftilla on oma Admin-portaali, jossa voit käynnistää verkkotunnuksen liittämisen. Varaa aikaa varuilta reilusti, sillä tässä kohtaa kannattaa kiinnittää huolellisuuteen huomiota. Muokkaamme niin sanottuja DNS-tietueita, joita tulee muuttaa vain siltä osin kuin on tarpeellista.

Huom! Varmuuskopioi ohjeessa pyydetyt niin sanotut DNS-tietueet. Tämä ohje on suuntaa-antava, ja sinun tulee osata soveltaa annettuja ohjeita omaan webhotelliisi. Teet muutokset omalla vastuullasi. Jos olet epävarma, ota meihin yhteyttä. Me autamme sinua.

Domainin eli verkkotunnuksen vahvistaminen

Ihan aluksi sinun tulee vahvistaa verkkotunnuksesi Microsoftin palveluun. Tämä tarkoittaa sitä, että vahvistat yrityksesi verkkotunnuksen kuuluvan juuri sinun yrityksellesi.

Microsoft 365 admin centeristä voit vahvistaa verkkotunnuksesi Microsoftin palveluihin.
1. Mene Microsoft 365 Admin centeriin osoitteessa https://admin.microsoft.com/. Etsi vasemmalta pystypalkista kohta ‘Settings’ ja ‘Domains’. Jos et heti näe kohtaa, valitse ‘Show all’. Näet keskellä domainisi, jotka olet liittänyt osaksi Microsoft 365 -palveluitasi. Jos olet juuri hankkinut palvelun, on oletuksena onmicrosoft.com-pääte. Tämän muutamme sinun omaksi verkkotunnukseksi.
Klikkaa lopuksi ‘Add domain’.
Microsoft 365 admin centerissä kohdassa Domains, kirjoita domainisi nimi, jonka haluat liittää.
2. ‘Domain name’ kohtaan kirjoita domainisi nimi, jonka haluat liittää. Klikkaa lopuksi ‘Use this domain’.
Vahvistat domainisi Microsoftin palveluihin lisäämällä nk. TXT-tietueen webhotelliisi.
3. Seuraavaksi sinun tulee vahvistaa Microsoftille, että kyseinen domain kuuluu sinulle. Tämä tehdään lisäämällä nk. TXT-tietue webhotellisi DNS tietoihin. Valitse kohta ‘Add a TXT record to the domain’s DNS records’ ja klikkaa ‘Continue’.
Kopioi TXT-tietueet Microsoftin admin centeristä itsellesi ylös.
4. Seuraavaksi kopioi kohdat ‘TXT name’, ‘TXT value’ ja ‘TTL’ itsellesi ylös. Voit maalata kyseisen kohdan ja kopioida sen leikepöydälle. Tai voit painaa lehtiön kuvaa joka myös kopioi kohdan leikepöydälle.
Huom. esimerkkikuvan kohdassa TXT value sinulla näkyy yksilöllinen numerosarja joka siis kuvassa muotoa xxxxxxx.
Näiden asetusten lisääminen ei vielä muuta nykyisiin sähköpostiasetuksiisi. Näillä asetuksilla vain vahvistat Microsoftille, että omistat kyseisen domainin.
Mene webhotelliisi ja etsi sieltä DNS-tietueet, jonne voit liittää Microsoftin TXT-tietueet.
5. Kun olet kopioinut TXT-tietueen, mene webhotelliisi ja etsi sieltä kohta DNS. Nimitys voi vaihdella eri toimittajilla, mutta sinun tulisi löytää paikka, josta pääset muuttamaan DNS-tietueita. SnartSmartin webhotellissa DNS-tietueet löytyvät kohdasta ‘Domain Names’ ja ‘Manage DNS’. Klikkaa ‘Manage DNS’. Jos sinulla on useampi domain, valitse domain, jonka olet liittämässä Microsoftin palveluihin.
Lisää webhotelliisi Microsoft 365 admin centeristä saamasi TXT-tietueet.
6. SnartSmartin webhotellin kohdassa ‘Manage DNS’, skrollaa sivun alas. Löydät sieltä tyhjät kentät joihin voit syöttää tiedot. 
‘Name’-kenttään syötä kohta ‘TXT name’ joka on merkki @.
‘Type’ -kenttä on alasvetolaatikko. Valitse sieltä kohta TXT.
‘Data’-kenttään kirjoita ‘TXT value’ joka on esimerkissä muotoa MS=msxxxxx.
Klikkaa lopuksi ‘Update DNS’.
Kun olet lisännyt Microsoft 365 admin centeristä saamasi TXT-tietueet webhotelliisi, mene takaisin Microsoft 365 admin centeriin ja vahvista domainisi.
7. Tämän jälkeen mene takaisin Microsoftin Admin centeriin ja klikkaa ‘Verify’.

Domainisi on nyt vahvistettu Microsoftin palveluun. Siirry seuraavaksi kohtaan jossa lisäämme DNS-tietueet webhotelliisi. Tämän jälkeen voit käyttää verkkotunnustasi Microsoftin palveluissa sekä mm. lähettää sähköpostia ja Teams-kutsuja. Voit tässä kohtaa pitää myös paussin tarvittaessa ja jatkaa prosessia myöhemmin. Domainin vahvistaminen ei riko nykyisiä sähköpostiyhteyksiäsi.

Microsoftin DNS-tietueiden lisääminen webhotelliisi

Seuraavaksi lisäämme Microsoftin nk. DNS-tietueet webhotelliisi, jotta voi käyttää verkkotunnustasi kaikkialla Microsoftin palveluissa. Käytössäsi on mm. sähköposti, Teams ja OneDrive. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että voit mm. lähettää sähköpostia ja Teams-kutsuja omalla verkkotunnuksellasi sekä jakaa tiedostoja, joissa myös näkyy oma verkkotunnuksesi.

Kun olet vahvistanut domainisi Microsoftin admin centerissä, tulee sinun seuraavaksi lisätä Microsoftin DNS-tietueet webhotelliisi.
Mene Microsoft admin centeriin osoitteessa https://admin.microsoft.com/. Tämän jälkeen klikkaa ‘More options’.
Löydät Microsoftin DNS-tietueet Microsoftin admin centeristä kohdasta Domains, Add domain ja Add your own DNS records.
Valitse kohta ‘Add your own DNS records’ ja klikkaa ‘Continue’.

Seuraavaksi sinun tulee lisätä kolme (3) tietuetta joiden avulla ohjaat sähköpostit Microsoft 365 -palveluusi. Ihan ensiksi varmuuskopioi nykyiset tietueesi siltä varalta, että joudut myöhemmin palauttamaan ne lähtöpisteeseen. SnartSmartin webhotellissa DNS-tietueille on oma palautustoiminto joka palauttaa tietueesi alkupisteeseen. 

1. MX-tietue: näitä tietueita voi olla kerralla vain yksi. Korvaa nykyinen webhotellisi MX-tietue Microsoftilta saamaasi. 

2. CNAME-tietue: Lisää uusi CNAME-tietue jonka sait Microsoftilta.

3. TXT-tietue: tämä tietue voi myös esiintyä vain kerran. Etsi TXT-tietue joka alkaa muotoa v=spf1 ja korvaa se Microsoftin tietueella.

Käydään läpi jokainen tietue erikseen.

Kopioi Microsoftin DNS-tietueet itsellesi ylös. Ne lisätään webhotelliisi, jotta voit liittää verkkotunnuksesi Microsoftin palveluihin.
Näet nyt ruudulla tietueet. Skrollaa ruutua tarvittaessa hieman alaspäin ja avaa nuolen kohdalta jokainen tietue. Saat näin yksityiskohdat näkyviin. 

Kopioi tietueet itsellesi muistiin. Jokaisella tietueella on kolme tai neljä kohtaa, joihin sinun tulee kiinnittää huomiota. Kopioitavat kohdat sisältävät lehtiökuvakkeen, jolla voit kopioida leikepöydälle tietueen kohdan:
1. MX Records: Host Name, Point to address or value, priority ja TTL
2. CNAME Records: Host Name, Point to address or value ja TTL
3. TXT Records: TXT Name, TXT value ja TTL.
Kun olet kopioinut tietueet muistiin siirry seuraavaksi webhotellisi DNS-tietueisiin. Huom! Älä klikkaa vielä tässä vaiheessa ‘Continue’. Sinun tulee ensin lisätä tietueet webhotelliisi. Tämän jälkeen tulemme takaisin tähän kohtaan.
Liitä Microsoftin kolme DNS-tietuetta webhotellisi DNS-tietoihin. Näin voit käyttää verkkotunnustasi Microsoftin palveluissa.
Mene Webhotellisi DNS-tietueisiin ja korvaa kaksi tietuetta sekä lisää yksi uusi. SnartSmartin webhotellissa:
1. MX Records. Huom! Sinulla voi olla vain yksi MX Record. Korvaa nykyinen. Tee seuraavat muutokset: 
Sarake ‘Name’ = oma verkkotunnuksesi
Sarake ‘Type’ = tulee olla MX. 
Sarake ‘Data’= lisää Microsoftin ‘Points to address or value’-tietue. 
Sarakkeeseen ‘Priority’ = lisää tai muuta arvoksi numero 0.


2. TXT record. Sinulla voi olla vain yksi v=spf1 alkuinen TXT-tietue. Korvaa nykyinen:
Etsi TXT-tietue joka on muotoa v=spf1… ja tee seuraavat muutokset:
Sarake ‘Name’ = oma verkkotunnuksesi
Sarake ‘Type’ = TXT
Sarake ‘Data’= kopio Microsoftin ‘TXT value’ tietue joka on muotoa v=spf1 include:###.#######.outlook.com -all
Lisää Microsoftin CNAME-tietue webhotellisi DNS-tietoihin. CNAME-tietue on yksi kolmesta, jotka tarvitset käyttääksesi omaa verkkotunnustasi Microsoftin palveluissa.
3. CNAME Records. Lisää uusi tietue webhotelliisi.
Sarake ‘Name’ = Lisää Microsoftin CNAME/Host Name kohdassa oleva tieto webhotellin kohtaan ‘Name’. Lisää tämän jälkeen piste (.). Tämän jälkeen oma domainisi. Kirjoita kaikki yhteen. Esimerkiksi autodiscover.tamaontesti.fi., jossa ’autodiscover’ on Microsoftin antama Host Name -arvo ja ’tamaontesti.fi’ on oma verkkotunnuksesi.
Sarake ‘Type’= CNAME. 
Sarake ‘Data’ = kopioi tähän tietue Microsoftin kohdasta Points to Address or value.

Kun olet lisännyt kaikki tietueet webhotelliisi, klikkaa lopuksi ‘Update DNS’. 
Kun olet lisännyt kaikki Microsoftin DNS-tietueet webhotellisi DNS-tietoihin, mene takaisin Microsoftin admin centeriin ja klikkaa 'continue'.
Kun olet lisännyt kaikki tietueet webhotelliisi, mene takaisin Microsoftin Admin Centeriin ja klikkaa ‘Continue’. 
Kun olet lisännyt Microsoftin DNS-tietueet, tulee sinun vielä luoda käyttäjä ja alias sähköpostia varten.
Tietueet on nyt lisätty ja domain aktivoitu. Voit edetä seuraavaan vaiheeseen, jossa luot sähköpostilaatikon Outlookiin. Jos et päässyt tähän pisteeseen ja saat virheilmoituksia, seuraa Microsoftin ruudulle ilmestyviä ohjeita tai ota meihin yhteyttä. 
Klikkaa seuraavaksi ‘Go to Activate Users’.
Luo tarvittaessa uusi käyttäjä sekä alias. Näin pääset käyttämään verkkotunnustasi Microsoftin Outlookissa.
Klikkaa vasemmalta käyttäjää jolle haluat tehdä uuden sähköpostin. Jos haluat luoda käyttäjän, pääset luomaan sen kohdasta ‘Add a user’. 
Oikealla näet nykyiset käyttäjänimesi ja niihin liittyvät sähköpostit. Kohdassa ‘Aliases’ näet kyseiseen käyttäjänimeen liittyvät sähköpostit. 

Luo uusi sähköpostiosoite juuri aktivoidulle domainille klikkaamalla kohdasta ‘Manage username and email’. 
Microsoftin admin centerissä luo uusi Alias kohdassa Manage username and email. Näin saat luotua uuden sähköpostin uudelle verkkotunnuksellesi.
Syötä kohtaan ‘Username’ nimesi ja kohtaan ‘Domains’ valitse juuri aktivoimasi domain. 
Klikkaa ‘Add’ sekä lopuksi ‘Save Changes’.
Uusi sähköpostisi ilmestyy tämän jälkeen listaan muiden osoitteiden joukkoon. 
Vielä viimeinen vaihe… katsotaan miten saat uuden osoitteesi näkyviin sähköpostissa. 
Jotta voit käyttää useita verkkotunnuksia Outlookissa, sinun tulee aktivoida aliasten käyttö sähköpostissa.
Mene Microsoft Exchange admin centeriin osoitteessa https://admin.exchange.microsoft.com/.
Klikkaa vasemmalta pystypalkista ‘Settings’ ja keskeltä ‘Mail flow’.
Aktivoi aliasten käyttö ja laita ruksi kohtaan 'Turn on sending from aliases'.
Laita ruksi kohtaan ‘Mail flow settings’ ja ‘Turn on sending from aliases’. 
Klikkaa ‘Save’.
Jotta voi lähettää Outlookissa sähköpostia useista eri verkkotunnuksista, tulee sinun aktivoida 'Show From' kohdasta options.
Mene sähköpostiisi osoitteessa https://outlook.office.com/mail/ ja klikkaa ‘New mail’. 
Tämän jälkeen klikkaa ‘Options’ ja tarkista että kohta ‘Show From’ on valittuna. Sinun pitäisi nähdä nyt viestikentässä lähettäjän osoite. Tähän ilmestyy alasvetolaatikko.
Kun käytät uutta verkkotunnustasi Outlookissa ensimmäistä kertaa, lisää lähettäjä manuaalisesti 'From' kentässä ja kohdasssa 'Other email address...'
Klikkaa kohtaa ‘From’ ja ‘Other email address’. Syötä uusi sähköpostiosoitteesi kenttään ja lähetä viesti. Nyt voit lähettää jatkossa posti uudesta osoitteestasi. Löydät uuden osoitteen jatkossa alasvetolaatikosta lähettäjän kentästä. Kun lähetät sähköpostia, muista tarkistaa, että haluamasi lähettäjä näkyy ‘From’- kentässä.

Valmista tuli. Nyt voit esimerkiksi lähettää ja vastaanottaa sähköpostia, järjestää Teams-verkkokokouksia, jakaa OneDrive-tiedostoja sekä paljon muuta. Yrityksesi verkkotunnus on osa yrityksesi brändiä ja se näkyy nyt kaikkialla Microsoftin palveluissa. 

Tarvitsetko lisää apua? Ota meihin yhteyttä.

Soita meille 045 2065 947, laita viestiä support@snartsmart.fi tai ota yhteyttä lomakkeella. Autamme sinua verkkotunnuksen liittämisessä Microsoft 365 -palveluihin sekä muissa sähköposti- ja domain-kysymyksissä.