Miten suojaat sähköpostin ja verkkotunnuksen huijauksilta

Yrityksesi sähköposti ja verkkotunnus ovat tärkeä osa yrityksesi viestintää ja myyntiä. Tästä syystä jokaisen yrityksen tulisi tarkistaa, että teknisen suojauksen taso on riittävällä tasolla. Tiesitkö, että sähköpostin ja verkkotunnuksen voi kaapata? Tai tiesitkö, että viestisi ei välttämättä mene perille, jos suojauksen taso ei ole riittävä? Lue artikkelimme siitä, kuinka suojaat yrityksesi sähköpostin ja verkkotunnuksen erilaisilta huijausyrityksiltä sekä varmistat, että sähköpostisi menevät perille.

Mitä sinun tulee huomioida sähköpostin ja verkkotunnuksen suojauksessa?

Kun otat käyttöön yrityksesi sähköpostit webhotellissa tai esimerkiksi Microsoft 365-palveluissa, kannattaa sinun tarkistaa heti alkuun muutama asia suojauksesta, jotta vältyt ongelmilta myöhemmin. Osa yrityksistä myös vaatii nykyisin yhteistyökumppaneilta tiettyjä teknisiä toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan sähköpostin perillemeno. Tästä syystä sinun kannattaa kiinnittää huomiota tämän artikkelin asioihin. Riittävä suojauksen taso antaa myös yrityksestäsi ammattimaisen kuvan. 

Tässä artikkelissa keskitytään kolmeen tekniseen perussuojaustoimenpiteeseen joilla:

• parannat sähköpostien perillemenoa. Osa yrityksistä vaatii suojaustoimenpiteitä, jotta viestisi voidaan ottaa vastaan.
• suojaat sähköpostiosoitteesi ja verkkotunnuksesi huijauksilta. Verkkorikollisten on huomattavasti hankalampi kaapata yrityksesi verkkotunnusta omaan käyttöönsä.

Nämä kolme suojaustoimenpidettä ovat nimeltään DKIM, SPF ja DMARC.

Mitä DKIM, SPF ja DMARC ovat?

DKIM, SPF ja DMARC ovat teknisiä suojaustapoja, joiden avulla suojaat verkkotunnuksesi ja sähköpostiliikenteesi. Yhdessä ne auttavat estämään verkkorikollisia lähettämästä sähköpostia yrityksesi verkkotunnuksesta yrityksesi nimissä. On kuitenkin tärkeää myös huolehtia, että henkilökohtainen tietoturvasi on kunnossa, ja että esimerkiksi sähköpostisi salasanat ja tunnukset ovat riittävän laadukkaita ja kaksivaiheinen tunnistautuminen on myös käytössäsi. Tekniikka ja huolellisuus yhdessä muodostavat riittävän suojauksen tason yrityksesi sähköpostille.

SPF ja DKIM kertovat sähköpostin vastaanottajalle, että kyseessä on todella sinun yrityksesi. Ne ovat ikään kuin sähköpostisi henkilöllisyystodistus. DMARC puolestaan kertoo sähköpostin vastaanottajan serverille, mitä viestille tapahtuu, jos SPF ja DKIM eivät täytä vaatimuksia tai jos ne puuttuvat.

Jos huomaat, että yrityksesi sähköposti ei mene perille, joutuu usein roskapostilaatikkoon tai karanteeniin, voi syynä nimenomaan olla puutteet joissakin näistä suojausmenetelmissä.

Mitä SPF tarkoittaa?

SPF, eli Sender Policy Framework, varmistaa, mitkä serverit saavat lähettää sähköpostia yrityksesi verkkotunnuksesta.

SPF on tietue eli pieni tekstitiedosto sähköpostiserverilläsi ja yleensä se muodostetaan automaattisesti. Löydät SPF-tietueen serverisi tai webhotellisi DNS-tietueista etsimällä riviä, jossa on kohta ‘v=spf1’. SnartSmartin webhotellista löydät SPF-tietueen kohdasta ‘Manage Domains’ ja ‘Manage DNS’. Jos otat Microsoft 365- palvelut käyttöösi, ja haluat liittää verkkotunnuksesi Microsoftin palveluihin, tulee sinun lisätä Microsoftin SPF-tietue sähköpostiserverisi DNS-tietueisiin. Lue lisää siitä, miten voit liittää verkkotunnuksesi osaksi Microsoftin palveluita.

Mitä DKIM tarkoittaa?

DKIM, eli DomainKeys Identified Mail, allekirjoittaa jokaisen viestisi. Se on kuin digitaalinen sormenjälki joka on luotu vain kyseistä verkkotunnusta varten. Kun lähetät sähköpostiviestin, sisältää se DKIM avaimen, jota vastaanottajan sähköpostiserveri vertaa yrityksesi sähköpostiserverilta löytyviin verkkotunnuksesi DKIM avaimiin. DKIM on tietue, eli pieni tekstitiedosto, jonka lisäät sähköpostiserverisi DNS-tietueisiin.

DKIM ei välttämättä löydy oletuksena sähköpostiserveriltä. Kannattaakin varmistaa, että sähköpostiserveriltäsi löytyy DKIM. Microsoft 365-palveluissa DKIM tulee luoda erikseen sekä liittää sen serverin DNS-tietoihin, jossa verkkotunnuksesi sijaitsee. SnartSmartin webhotelleissa voit luoda DKIM-tietueen kätevästi yhden napin painalluksella kohdasta ‘Email’ ja ‘Domainkeys (DKIM)’.

Mitä DMARC tarkoittaa?

DMARC, eli Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance, auttaa varmistamaan, että lähettäjän SPF ja DKIM ovat olemassa ja toimivat. Lisäksi DMARC voidaan asettaa tekemään toimenpiteitä jos lähettäjän SPF ja DKIM eivät toimi. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi viestin asettamista karanteeniin ja raportin lähettämistä ylläpitäjälle.

DMARC ei välttämättä löydy oletuksena sähköpostiserveriltäsi. Voit tarkistaa tilanteen serverisi DNS-tietueista. Löydät DMARC-tietueen etsimällä DNS-tietueista riviä, joissa on kohdat _dmarc ja v=DMARC1. SnartSmartin webhotellista voit muodostaa DMARC-tietueen yhdellä napin painalluksella kohdasta ‘Email’ ja ‘DMARC Wizard’.

Miten voit todentaa, että yritykselläsi on käytössä SPF, DKIM ja DMARC?

Helpoin tapa on tarkistaa SPF, DKIM ja DMARC siihen sopivalla työkalulla tässä alla. Jos sinulla on pääsy serverille, jossa yrityksesi sähköpostit sijaitsevat, voit käydä katsomassa DNS-tietueista, että kaikki on kunnossa. Jos käytössäsi on webhotelli, löydät DNS-tietueet webhotellin hallintapaneelista. SnartSmartin webhotellin hallintapaneelista löydät DNS-tietueet kohdasta ‘Domain names’ ja ‘Manage DNS’.

SnartSmartin käyttövalmiissa webhotellissa on vakiona SPF, DMARC ja DKIM, ja ne ovat käytössäsi parilla klikkauksella.

Tarvitsetko lisää apua? Ota meihin yhteyttä.

Soita meille 045 2065 947 tai laita viestiä support@snartsmart.fi. Autamme sinua tarvittaessa myös vaihtamaan webhotellia sekä siirtämään kotisivusi ja sähköpostisi meille.